Vragen en antwoorden
Waarom is er een webportaal ?
Scholen streven maximale transparantie na m.b.t. de leerlingengegevens.
Gezaghebbende ouders/verzorgers, leerlingen en eventueel hulpverleners kunnen daarom online toegang krijgen tot vrijwel alle belangrijke gegevens die van hun kind worden bijhouden in het Leerling Volg Systeem (LVS) m.b.t. de onderwijskundige en pedagogische ondersteuning.
Op deze manier kunnen leerling en ouders/verzorgers beoordelen of de door de school geregistreerde gegevens correct zijn weergegeven. Ook kunnen gegevens die besproken dienen te worden in overleggen alvast worden doorgenomen en voorzien van opmerkingen, zodat deze besprekingen effectief verlopen.
Tenslotte kunnen de gegevens door ouders/verzorgers ook zelfstandig door worden geven aan hulpverleningsinstanties, vervolgscholen etc. zonder tussenkomst van medewerkers van de school. Daardoor hebben zij maximale controle over de door school verzamelde gegevens en hoeft de school zich geen zorgen te maken over AVG-aangelegenheden, zoals toestemming en inhoud van de doorgestuurde informatie.
Hoe log ik in bij Phorthos LVS ?
Om in te loggen in het webportaal gaat u naar www.phorthos.nl
Om in te kunnen loggen heeft u een schoolcode, een gebruikersnaam en een wachtwoord nodig.
Om de eerste keer in te loggen dient u te klikken op “ik ben mijn wachtwoord vergeten”.
U vult hier de schoolcode in van uw school en bij gebruikersnaam uw bij uw school bekende e-mailadres.
U krijgt nu via een retour-e-mail het wachtwoord toegestuurd (Neem contact op met school als u geen e-mail met wachtwoord ontvangt, maar kijk eerst ook in de spam-box na of de e-mail daarin staat).
Ga nu opnieuw naar het webportaal via www.phorthos.nl . U kunt nu alle drie de codes invullen:
1. Schoolcode: deze code krijgt u (heeft u gekregen) via uw school
2. Gebruikersnaam: dat is het bij uw school bekende e-mailadres
3. Wachtwoord: dit wachtwoord heeft u inmiddels via ”ik ben mijn wachtwoord vergeten” ontvangen in uw e-mail-programma (LET OP: dit wachtwoord is hoofdlettergevoelig).
Optioneel kunt u kiezen voor zogenaamde 2 factor authenticatie (2FA) via uw smartphone. U heeft dan de windows of google authenticator-app nodig. Indien u hiervoor kiest heeft u altijd, naast de 3 inlogcodes, uw telefoon met authenticator-app nodig om in te kunnen loggen. Dit is de veiligste manier van inloggen. Indien u deze optie wilt activeren kunt u dit bij de school kenbaar maken.
Nadat u heeft ingelogd komt u op een welkomstpagina. U kunt hier diverse gegevens raadplegen door erop te klikken. De items staan ook in het menu aan de linkerzijde.
U kunt de gegevens niet zelf wijzigen. Als u informatie mist of vindt dat informatie niet juist is weergegeven, dan kunt u de school verzoeken informatie aan te vullen of te veranderen. De school kan dan samen met u bepalen of het verzoek wordt gehonoreerd.
Hoe is de toegang voor ouders, leerlingen en hulpverleners geregeld ?
Gezaghebbende ouders hebben altijd toegang tot het webportaal, totdat de leerling de leeftijd van 16 jaren bereikt heeft. Vanaf de leeftijd van 16 jaar bepaalt de leerling zelf via het webportaal wat ouders/verzorgers en/of hulpverleners te zien krijgen.
Als de leerling jonger is dan 16, dan bepalen de gezaghebbende ouders/verzorgers samen wat de leerling en eventuele hulpverleners mogen inzien. Indien er 2 gezaghebbende ouders zijn, krijgen de leerling en eventuele hulpverleners alleen die onderdelen uit het webportaal te zien die zij beiden goedgekeurd hebben in het onderdeel “instellen toegang”.
Zodra alle gezaghebbenden de toegang voor een bepaald onderdeel uit het webportaal hebben goedgekeurd, kleurt het vakje groen. Als een vakje is aangevinkt, maar nog steeds roodgekleurd is, betekent dit dat niet iedereen (die toestemming dient te geven om deze gegevens te mogen zien) toestemming heeft gegeven. Bijvoorbeeld ouder 1 wel, ouder 2 niet.
Personen verschijnen slechts bij het onderdeel “instellen toegang” als deze op schoolniveau hiervoor zijn geautoriseerd. Mist u personen die u toegang tot het webportaal wilt geven, dan kunt u dit door medewerkers van de school laten instellen.
LET OP: Indien een hulpverlener op uw verzoek toegang heeft gekregen tot het webportaal, dan ziet deze nog niets, totdat alle gezaghebbende (een deel van) de onderdelen uit het webportaal hebben vrijgegeven (aangevinkt) bij het onderdeel “instellen toegang”.
Hoe stel ik 2 factor authenticatie (2FA) in ?
LET OP: U kunt twee-factor authenticatie niet zelf inschakelen. Sommige scholen schakelen deze functionaliteit in voor alle gebruikers; andere scholen doen dit op verzoek van de gebruiker. Als na het inloggen geen QR-code ziet verschijnen, dan is twee-factor authenticatie (nog) niet ingeschakeld. Indien u dat wel wenst kunt u de school verzoeken twee-factor authenticatie te activeren. In beide gevallen leest u in de beschrijving hier beneden hoe u vervolgens twee-factor authenticatie in gebruik kunt nemen.
—————————————————
Voordat u kunt inloggen met een twee-factor authenticatie heeft u een hulpmiddel, externe bron nodig die voor u de twee-factor code genereert. Dit kan via de Google of Microsoft Authenticator-app. U kunt (een van ) de apps installeren op uw telefoon via de App Store (Apple), Google Play (Android) of internet (windows).
Nadat de app is geïnstalleerd logt u in via www.phorthos.nl , zoals hierboven beschreven. De installatie en het instellen van de Microsoft authenticator vindt plaats op vrijwel identieke wijze als die van de google authenticator. Om die reden beschrijven we hier slechts het instellen van Google authenticator.
Als dit de eerste keer is dat u de Google authenticator gebruikt, selecteert u ‘Configuratie starten’. De app wordt nu gereed (geconfigureerd) gemaakt voor inloggen op Phorthos-LVS.
U kunt uw smartphone of tablet aan uw account linken door te kiezen voor ‘Streepjescode scannen’ (QR code) of door ‘Handmatige invoer’. Wij adviseren u om te kiezen voor de streepjescode (QR code) scannen.
Kies in de app voor “streepjescode scannen” (QR code). De app vraagt u vervolgens om toegang tot uw camera. Kies OK.
U kunt nu de code scannen met uw telefoon. Google authenticator genereert nu meteen een code van zes cijfers. Deze procedure geldt alleen voor het eenmalig koppelen van google authenticator aan het webportaal van Phorthos-LVS.
Klik in Phorthos-LVS op “Doorgaan”. De volgende keer dat u inlogt zal Phorthos-LVS vragen naar de zescijferige code van de Authenticator-app. Deze genereert continu elk 30 seconden een nieuwe code.
De resterende tijd van de huidige code ziet u schuin rechts onder de code als een rondje afgebeeld waarvan het zwarte deel steeds kleiner wordt. Als er nog maar heel weinig zwart over is, wacht dan even een paar seconden, totdat een nieuw rondje verschijnt.
In het geval het toch fout is gegaan, typt u gewoon de nieuwe code in.
2 Factor authenticatie werkt niet (meer), wat moet ik doen ?
De meest gebruikelijke oorzaak is de aanschaf van een andere telefoon.
Phorthos-LVS is dan gekoppeld aan de authenticater-app van de oude telefoon.
Doorloop het onderstaande stappenplan.
Stappenplan
Stap 1: Vraag de school om de beveiligingscode van de 2 factor authenticatie in uw account te deleten
Stap 2: Download de google- of windows-authenticator app vanuit de play- of app-store op de nieuwe telefoon.
Stap 3: Log in op www.phorthos.nl
Stap 4: Scan de qr-code in het scherm van Phorthos-LVS met de authenticator-app.
Stap 5: Klik op “volgende” en log opnieuw in. U wordt nu, bij het inloggen, gevraagd de 6-cijferige authenticator-code in te toetsen.
NB: Het kan ook zijn dat u in de authenticator-app de account heeft verwijderd. U kunt dan dezelfde stappen volgen als hierboven weergegeven.
NB 2: Als na de koppeling van Phorthos-LVS aan de authenticator-app de code niet lijkt te werken, is het verstandig om de controleren of de systeemtijd van uw telefoon juist is ingesteld. De authenticator app werkt namelijk met codes die steeds 30 seconden geldig zijn. Als de systeemtijd van uw telefoon niet correct staat ingesteld, kan de situatie zich voordoen dat u steeds codes intypt die niet meer of nog niet geldig zijn (controleer de handleiding van uw telefoon om de tijd correct in te stellen).
Het scherm lijkt te klein voor de pagina en ik heb geen schuifbalk, wat nu ?
Het kan voorkomen dat door de instellingen van een device er onvoldoende ruimte is om de startpagina van het webportaal zichtbaar te maken.
Afhankelijk van het device en besturingssysteem verschijnen er soms schuifbalken die het probleem oplossen, omdat u hiermee door de pagina kunt scrollen naar alle onderdelen van het webportaal.
Als er echter geen scrolbalken verschijnen, kunt u er toch voor zorgen dat alle onderdelen van het webportaal in beeld komen door het scherm te schalen.
Dat kunt u heel eenvoudig doen door tegelijk de Ctrl-toets in te houden en tegelijkertijd met het scrolwieltje/-gedeelte van de muis of touchpad omhoog of omlaag te bewegen. Op deze manier kunt u het beeld zo aanpassen dat alle onderdelen van het webportaal zichtbaar zijn.
Deze optie werkt voor zowel windows- als Apple-georiënteerde systemen.
Hoe werkt de postkantoorfunctie in het webportaal ?
Vanwege de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) worden berichten vanuit het leerlingvolgsysteem betreffende de leerling afgehandeld binnen Phorthos-LVS. Op deze manier worden geen berichten met privacygevoelige informatie verstuurd via e-mail.
Indien er berichten voor u zijn krijgt u een e-mail met daarin “slechts” de boodschap dat er berichten voor u zijn. De privacygevoelige berichten zelf blijven dus achter de veilige “inlogmuur”. Wilt u ultieme veiligheid, vraag de school dan om 2 factor authenticatie op uw account te activeren.
Als u inlogt in het webportaal kunt u zien of en hoeveel berichten er voor u klaarstaan. Er verschijnt een icoontje met daarin een cijfer dat het aantal ongelezen berichten voorstelt.
Icoontjes
Nieuw bericht maken
Postvak in
Postvak uit
Verwijderde items
E-mail verzenden
E-mail openen
E-mail verwijderen
Er zijn (in dit geval 3) berichten
beantwoorden, iedereen beantwoorden en doorsturen
Hoe kan ik huiswerknotificaties aan- en uitzetten ?
U kunt in het webportaal in het onderdeel “notificaties” een aantal notificaties zelf naar wens instellen.
Zie hier een voorbeeld:
Ik heb "huiswerk e-mailnotificaties" aangezet, maar ik krijg geen e-mails, hoe kan dat ?
Huiswerknotificaties zijn er ter ondersteuning van agendagebruik en van de huiswerkmodule in het webportaal.
U kunt huiswerk bekijken door in het kalenderelement op rood omlijnde data te klikken.
Notificaties worden verstuurd vanaf 3 dagen voordat het huiswerk dient te worden ingeleverd/dient te zijn geleerd.
Als er voor meerdere vakken binnen 3 dagen huiswerk af dient te zijn, worden deze in de notificaties geclusterd.
Ondervindt u toch problemen met de huiswerknotificates, neem dan contact op met de school van uw kind.
Hoe kan ik mijn wachtwoord veranderen ?
U kunt in het webportaal het wchtwoord dat u is toegekend veranderen in uw eigen wachtwoord.
Hoewel het format van uw wachtwoord door ons niet wordt afgedwongen, raden wij u aan een veilig wachtwoord te gebruiken met de volgende specificaties:
– minimaal 8 tekens
– Een mix van hoofd- en kleine letters
– minimaal 1 cijfer
– minimaal 1 leesteken
Als u uw wachtwoord wilt veranderen klikt u rechts boven op de balk op .
U open zo uw account en kunt hier uw nieuwe wachtwoord 2 maal identiek intoetsen en vervolgens opslaan .
U kunt de volgende keer inloggen met uw nieuwe wachtwoord.
Phorthos LVS geeft aan dat ik te veel foutieve logins heb, wat nu ?
Om veiligheidsredenen wordt het inlogsysteem na 5 foute logins geblokkeerd.
Na 15 minuten wordt deze blokkade weer automatisch opgeheven.
Op deze manier wordt het hacken van een account aanzienlijk moeilijker.
LET OP: Ondanks dat deze manier van werken het de potentiële hacker moeilijk maakt om in te breken, wordt door ons altijd het gebruik van twee-factor authenticatie geadviseerd.
Als ik alle gegevens download als document mis ik het OPP, hoe kan ik dat uitprinten ?
Omdat het ontwikkelingsperspectief (OPP) een redelijk omvangrijk document kan zijn, hebben we het niet opgenomen in het verzamelverslag.
Het OPP is echter wel uit te printen.
Ga naar het onderdeel “ontwikkelingsperspectief” en klik op het printericoontje linksboven .